“Una vez que se ha identificado un objetivo atractivo, moverse hacia él es agradable, y no hacerlo es incómodo”

Stephen R. Covey

Para todos en algún momento de la vida  la cantidad de asuntos por atender, sean proyectos, actividades o tareas a nivel personal y profesional se convierten en una pesadilla porque no logramos darle forma o estructura a cada idea y de esa manera  avanzar claramente hasta  convertirlos en resultados.

A fin de solucionar lo anterior y eliminar de manera radical ese sentimiento de agobio que lo único que hace es complicarlo todo aún mas, ya que nos bloquea mentalmente y no encontramos solución a nada, es fundamental tener 4 conceptos muy claros en cuanto a Gestión del Tiempo se refiere, estos son: Anotar, Priorizar, Organizar y Actuar.

Anotar

El ejercicio de  hacer listas de absolutamente todo lo que hay que atender es el primer paso para generar un verdadero cambio, la idea es escribir lo pendiente, lo nuevo, y lo rutinario, es decir en la mediad que tengamos claro todas esas cosas que debemos realizar diariamente a nivel personal y laboral, nos ayuda a descongestionar nuestra mente de esas ideas que nos dan vueltas y vueltas, y que generan estrés hasta que son resueltas o atendidas.

Hoy en día con el tema de la pandemia puntualmente nuestras rutinas han cambiado y debemos en ocasiones incluir tareas o actividades que antes nos estaban, o por el contrario descartar algunas que entendimos no es el momento para atenderlas. De ahí la importancia de escribir todo.

Priorizar

Acá empezamos a depurar nuestras listas, a darles forma, a establecer roles o responsabilidades y a liberar tiempo.

Tomamos esa gran lista que acabamos de hacer y analizamos cuidadosamente cual es el paso a seguir con cada una de ellas, cual es esa acción que nos permite avanzar. 

Es decir, si NO requiere acción la podemos eliminar, son esas tareas que tal vez hemos postergado varias veces y cuando lo pesamos bien no es vital hacerla y la eliminamos  definitivamente, o es algo que se puede hacer en algún momento mas adelante sin generar tropiezos o problemas por no ser atendida ya.

De otra parte está lo que SI debe ser atendido, son esas actividades o tareas que tienen impacto sobre nuestro propósito de vida, sobre nuestras metas y objetivos.

En este caso debemos analizar si son tareas que nos toma menos de 10 minutos ejecutarlas (llamadas o mail cortos), y las hacemos de una vez, también están las tareas que podemos delegar y de esa manera enfocar nuestro tiempo y energía en otros asuntos que así lo requieran, y por último están esas tareas que aunque impactan nuestra vida, las podemos agendar o migrar para otro día, semana o mes.

Haciendo todo esto logramos eliminar lo que no es relevante, y asignar responsabilidades de manera clara para saber quien responde por cada tarea o actividad, y cuando se debe ejecutar.

Organizar

Siempre hemos hablado de la importancia de tener un método de organización en el proceso de saber gestionar nuestro tiempo, y esto radica porque entre muchos de los beneficios que brinda el organizarse, uno fundamental es ponerle fecha de inicio y finalización a cada actividad o tarea, bien sea que la hagamos nosotros, o que la deleguemos.

Para este paso es vital hacer uso de una herramienta donde plasmar todo claramente, ya sea un cuaderno, calendario o una agenda (Agenda Make it Happen), contar con  esta herramienta nos permite tener una visión global de lo que se debe hacer, saber las fechas de inicio y final nos brindan la claridad en cuanto a tiempo requeridos y disponibles para hacer otras actividades. Si no se tienen fechas exactas, se pueden establecer periodos de tiempo que nos enmarquen el desarrollo o ejecución de una actividad puntualmente ( 15 días, un mes…)

Como te puedes dar cuenta hasta este momento hemos realizado unas listas detalladas de lo pendiente, de lo planificado con antelación y de lo nuevo  que sale cada día, luego clarificamos la importancia de cada tarea, definimos quien la debe ejecutar y priorizamos donde enfocar nuestro tiempo y energía, una vez hemos realizado lo anterior pasamos a establecer tiempos claro de ejecución. De esta manera ya tenemos listas ordenas, con forma y estructura para avanzar de manera precisa y coherente, garantizado así el logro de resultados.

Actuar

Este es el momento mas bonito, porque acá damos ese gran paso para que las cosas realmente sucedan y no se queden en el papel.

Es en este punto donde por fin avanzamos  en la consecución de nuestras metas, es donde hacemos realidad nuestros sueños, y reconocemos nuestra capacidad  y talentos  para triunfar en todo los que nos proponemos.

Actuar es el paso determinante en la consecución de absolutamente todo, es el punto donde decides afrontar con responsabilidad el resultado de tus decisiones y las implicaciones de cada una en tu vida.

Acá ya no hay opción de dar marcha atrás, solo de mirar hacia adelante y reconocer el futuro maravilloso que tenemos en frente y  hacer parte de él.

Así que desde Make it Happen Journal te enviamos la mejor energía para que organices, estructures y hagas realidad tus proyectos.

Abrazos,

Laura y Angélica.