Clasifica e identifica tus tareas con la matriz de administración del tiempo

Una de las acciones mas importantes en los procesos de gestionar mejor el tiempo es identificar las características de las tareas diarias, esto te permite tomar consciencia de en donde estás invirtiendo tu tiempo y energía.

Analizar la dinámica diaria te brinda un horizonte más claro de lo que para ti debe ser prioridad, a fin de mejorar los niveles de productividad impactando de manera coherente el buen desarrollo y logro de tus objetivos.

Una herramienta maravillosa que te ayuda a hacer este análisis es la Matriz de Administración Personal Efectiva.

Allí encuentras dos conceptos, URGENTE e IMPORTANTE y se combinan en cuatro cuadrantes donde clasificarás cada una de las tareas que hoy estás realizando desde que te levantas hasta que te acuestas.

En estas tareas debes contemplar las actividades y tareas que consideras rutinarias (bañarse, desayunar, organizar la habitación, desplazarte al trabajo… etc.), esto porque muchas veces planificamos nuestro día sin contemplar este tipo de tareas que pueden abarcar hasta 2 horas y nos agendamos mas tareas de las que podemos atender.

Urgente

Todo lo que debes atender de inmediato, o en un lapso no mayor a uno o dos días.

Importante

Todo lo que puedes planificar, ejecutar y hacer seguimiento con tiempo.

Primer cuadrante Urgente - Importante

Allí estarán las tareas que tienen que ver con tus responsabilidades y metas, pero que las estás atendiendo de afán, esto se da porque se te olvidó planificarlas, son temas muy grandes y las has postergado varias veces o son imprevistos de último momento. Ejemplo; informes, reuniones, citas médicas, loncheras de los hijos, hacer almuerzo, etc…

Segundo cuadrante No Urgente - Importante

Estas tareas también están relacionadas con tus responsabilidades y metas, pero en esta oportunidad tienes tiempo de ejecución para hacer seguimiento y ajustes de manera oportuna.

Tercer cuadrante, Urgente - No Importante

Se ubicarán las tareas que son urgencias de terceras personas, pero que tú entras a hacer parte de ese afán por solidaridad, ejemplo: apoyar a un compañero de oficina con un informe o actividad que le corresponde a él, pero que te pide ayuda, del mismo modo a nivel personal.

En cuanto a los imprevisto la sugerencia siempre será la de analizar la real urgencia, es decir, culturalmente todo lo queremos para ya, sin embargo si te tomas unos segundos puedes establecer si debes suspender lo que estás haciendo, o si puedes programarlo para después. O tal vez también sea la oportunidad para aprender a decir NO con mucho respeto, eso quiere decir que en esta oportunidad no puedes ayudar, pero en otra ocasión si lo podrás hacer.

Cuarto cuadrante No Urgente - No Importante

Estas son las tareas que debes replantear, acá estarán las tareas que no se deben atender en este momento y que puedes programar para mas adelante ( migrarlas), también las tareas que no te aportan nada o no impactan tus objetivos ( eliminarlas), y todos los ladrones de tiempo (revisar permanentemente el correo, dedicar mucho tiempo a redes, ver demasiada televisión… etc.), en estos casos lo recomendado es establecer alarmas que te ayuden a controlar el tiempo invertido en este tipo de tareas.

La idea con este ejercicio es hacerlo con las tareas que tienes en la actualidad analizando la realidad de tu dinámica, de esta manera te aterrizas en los ajustes que consideres pertinentes implementar para mejorar tu jornada, algunas reflexiones pueden ser:

1. Estoy procrastinando mucho porque no me identifico con las tareas, o porque son temas muy grandes, en este sentido la sugerencia es resaltar los beneficios de hacer esa tarea y mantener la motivación en un buen nivel, y por otra parte identificar las tareas mas pequeñas que componen ese tema grande que te agobia, de esa manera distribuirás en la semana las tareas pequeñas para cada día avanzar paso a paso.
2. En el día a día surgen demasiados imprevistos que me afectan, para esto lo primero es analizar la urgencia del imprevisto como lo explicamos antes, ahora bien si por la característica de tu trabajo los imprevistos son una constante, lo que se debe hacer es incluir en la planificación diaria un estimado de hora y media para atender imprevistos sin afectar la planificación. Teniendo en cuenta lo anterior siempre será pertinente analizar porque se presentan tantos imprevistos a fin de minimizar esa situación.
3. Tengo varias tareas que son importantes pero las atiendo de afán, lo ideal es analizar porque no le estás dando la relevancia que requiere esa tarea, en qué te estás enfocando.

Es probable que la primera vez que hagas este ejercicio tengas la mayoría de tareas en el cuadrante I y III, lo importante es analizar como paso a paso vas ubicando un mayor porcentaje de tus tareas en el cuadrante II.

El cuadrante II lo consideramos el ideal, te brinda tranquilidad, tienes el control de la mayoría de tus actividades, te permite fortalecer las relaciones, mejoras la comunicación con los demás, te brinda tiempo para hacer análisis, tomar mejores decisiones y generar los resultados deseados en el tiempo establecido y con un alto de nivel de calidad.

No pretendas que las cosas cambien de un día para otro, estos proceso requieren tiempo, disciplina y compromiso, lo importante es que te des la oportunidad de hacer este análisis y emprender el camino de mejorar paso a paso, seguro que en un par de semanas verás los resultados de hacer las listas de tus tareas, identificar sus características, eliminar o delegar lo que así lo permita y dedicar tu energía y tiempo en lo que realmente para ti es prioritario y te permita avanzar.

Gestionar el tiempo correctamente y ser productivos es un despertar de la consciencia para saber que es lo que queremos, y de manera coherente día a día sumar logros a nuestros proyectos, recuerda que tu futuro se construye desde hoy, así que manos a la obra.

En Make it Happen Journal estaremos atentas a resolver tus inquietudes y poderte orientar de la mejor manera.

Abrazos,

Laura y Angélica.