Método GDT para organizarte con eficacia

Make it Happen Journal nace por la necesidad que teníamos de implementar en nuestras jornadas un método que nos ayudara a organizar y gestionar mejor las actividades y tareas diarias, y que adicionalmente nos permitiera ser mucho más productivas, entendiendo la productividad como la capacidad de generar resultados.

En este camino descubrimos el método Getting Things Done (GTD) creado por David Allen como un sistema de gestión de la vida. Su autor asegura que, gracias a este método, se puede lograr un mayor rendimiento, capacidad e innovación, y nosotras experimentamos y vivimos sus beneficios y su gran valor en el día a día.

Al implementar este método podrás ocuparte de tus asuntos pendientes y de tus responsabilidades de forma relajada y manteniendo un control real sobre todas tus tareas y actividades.

Es por esto que hoy en este artículo te contamos en qué consiste este método y cómo puedes empezar a implementarlo en tu día a día:

1. Capturar, se trata de reconocer todo lo que debes atender y que es relevante para ti, lleva estas listas en tu agenda, recuerda que el ejercicio de escribir a mano genera una conexión del cerebro con las ideas de una manera significativa.
   
   La recomendación es poner en esas listas absolutamente todo, tanto lo personal, como lo laboral, de esta manera vas a descongestionar tu mente y evitar que algo se te pase por alto, ten presente que el hecho de no haber gestionado algo, no quiere decir que ya no lo tengas que atender.
   
   La creación de este hábito en tu vida te dará control, es decir que tendrás claro si es una llamada, un correo, gestionar una reunión, elaborar un informe etc., podrás reconocer lo que debes ejecutar para avanzar en tus proyectos, al mismo tiempo identificarás si solo te compete a ti o si dependes de alguien más.
2. Clarificar, la segunda fase de esté método te invita a depurar los pendientes por atender, esto significa que muchas veces te puedes congestionar tratando de resolver absolutamente todo, sin analizar qué es lo que requiere exclusivamente de tu tiempo y energía. Una pregunta que te debes hacer en este punto es ¿Cuál es la acción siguiente?
   
   Teniendo en cuenta lo anterior, es importante identificar que debe ser atendido en este momento. Hacer este ejercicio te dará la claridad de que temas no puedes seguir procrastinando, cuales puedes delegar, migrar o eliminar.
   
   Es así como tu lista de pendientes empieza a tener una estructura de ejecución, vas a reconocer los pasos a seguir para poder avanzar e identificar a que área de vida impactan. Para esto, lo más importante es reconocer el propósito que tiene cada tarea y actividad.
3. Organizar, una vez depuraste tu lista de pendientes, ahora le debes establecer a cada uno de los temas fechas de ejecución y un responsable, es decir, tener claridad del tiempo requerido para el desarrollo oportuno de cada proyecto, tarea o actividad, y adicionalmente definir la persona o personas encargadas de la ejecución de la mismas, es probable sobre todo cuando hablamos de trabajo en equipo que el buen desarrollo de los temas este distribuido en diferentes cargos.
   
   Definir la fecha de inicio y finalización te permite tener el control respecto al avance real de cada tema, del mismo modo logras definir las tareas pequeñas que se deben realizar diariamente para aportar al logro de objetivos y metas bien sea a nivel individual o grupal.
4. Revisar, el ejercicio de chequear tu planificación diaria es fundamental para que no olvides hacer las cosas, es decir, puedes planificar de manera detallada, pero si no la revisas durante el día, fácilmente puedes obviar hacer algunas tareas.
   
   Además realizar este seguimiento oportunamente te permite ajustar tu tiempo si así lo requieres, te brinda la posibilidad de tomar mejores decisiones, o definitivamente replantear la tarea o actividad en su totalidad sin afectar el resultado final de cada proyecto, la sugerencia es hacer el seguimiento diario, semanal, mensual y anual.
   
   David Allen, califica esta revisión como un "factor crítico para el éxito" porque la revisión frecuente de tu sistema garantizará que no solo estés haciendo cosas, sino que estés haciendo las cosas correctas. Una vez que tengas completa la tarea, recuerda sacarla o eliminarla de tu lista y ponte a trabajar en la siguiente.
   
   Es probable que no marques como realizadas todas las tareas que planifiques en un día, todo lo que te quede pendiente deberás analizar si lo puedes atender al siguiente día y mezclarlas con las tareas que ya tienes planificadas para esa jornada. Ten en cuenta, además, que siempre puede haber imprevistos de última hora que sean más urgentes o importantes que aquellos que se quedaron sin hacer de días previos.
   
   Lo importante es ser constante para que, al mismo tiempo que entran nuevas tareas en tu lista, vayan saliendo algunas e, incluso, modifiquen su orden de prioridad.
5. Actuar, por último, una vez realizado los pasos anteriores ya tienes tu ruta de trabajo lo cual facilitará enormemente la ejecución correcta de cada tarea o actividad, habrás priorizado en donde enfocar tu tiempo y energía, y tendrás identificadas las tareas que aporten en el desarrollo y avance coherente de tus objetivos.
   
   Implementando correctamente este sistema no habrá error al hacer seguimiento de lo que debes hacer, lo que puedes migrar para otro momento y lo que aún no tienes definido si debes completar o no. Y, por tanto, te centrarás en aquello que es importante.

Tener toda esta información en una herramienta (agenda) a la mano, permitirá que tu mente deje de pensar en las tareas que quedan pendientes o en si se olvida algo urgente. De esta manera reduces el estrés y liberas un valioso tiempo cerebral para pensamientos más productivos.

Finalmente cinco recomendaciones que debes tener en cuenta a fin de multiplicar el tiempo en cada jornada:

• Eliminar tareas: ¿Es lo suficientemente importante, urgente y significativa como para dedicarle recursos?
• Automatizar: ¿Puedo incluir esta tarea en un sistema que funciona sin mi influencia directa?
• Delegar: ¿Puede alguien más hacer esta tarea en mi lugar?
• Procrastinar: Poner las tareas que no son importantes en espera para hacerlas más tarde.
• Concentrarse: cuando llega el momento de completar una tarea, puedes dedicarle toda tu atención, sabiendo que es el uso más significativo de tu tiempo.

Esperamos que este método aporte a tus jornadas diarias criterios claros y definidos para avanzar de manera organizada en cada uno de tus proyectos, generando excelentes resultados en los tiempos establecidos.

Abrazos,

Laura y Angélica.