Planificación mensual: guía para hacerla efectiva

¿Eres nuevo en este proceso?

Lista de tareas y proyectos

Si es la primera vez que vas a planificar tu mes, este paso es fundamental pues te ayudará a descargar tu mente y tendrás un panorama general de lo que necesitas atender.

Empieza por escribir en una lista todas las tareas, actividades y proyectos que hoy en día estas trabajando y las cuáles debes continuar haciendo en este nuevo mes. Después escribe una lista de los proyectos o tareas nuevas que quieres y debes realizar en este nuevo mes.

Ahora que tienes las dos listas, identifica y define los tiempos que necesitas para el desarrollo de cada una de las cosas que escribiste. Tener claro el tiempo que requieres para realizar cada una de las tareas o proyectos te permitirá hacer tu planificación mucho más efectiva.

Recuerda que una buena planificación se da cuando inicias el desarrollo de las tareas con una fecha clara de inicio y no el mismo día de finalización.

Prioriza

Es importante que sepas que no todo lo que anotaste vas a poder hacerlo en un solo mes, aquí es donde debes aprender a priorizar para tener claro en qué tareas o proyectos vas a concentrar tu energía y tu tiempo.

Para priorizar primero debes identificar y escribir tus metas, objetivos y propósitos por cada área que compone tu vida (personal, familiar, económica, salud, etc). Una vez lo tengas responde: ¿Tienen coherencia con los listados que realizaste en el paso anterior? ¿Eso que escribiste en las dos listas te esta ayudando y te ayudará a conseguir estos objetivos, metas y propósitos?

Si tu respuesta a las preguntas es afirmativa, puedes continuar, pero si tus respuestas son negativas, este es el momento ideal para que modifiques las listas y empieces a construir día a día tus objetivos, ten presente que deberás tener inicialmente un equilibrio entre las responsabilidades que ya tienes hoy y las nuevas tareas que se alinean con tu propósito, para las nuevas tareas que definas también debes establecer el tiempo que necesitas de desarrollo. Una vez tengas tus listas redefinidas, continua.

Ahora clasifica las tareas de tus listas en importantes y urgentes:

• Importantes: tienes tiempo de planificar y de desarrollar (es decir, mínimo 1 semana).
• Urgentes: no tienes tiempo de planificar ni de desarrollarlas (es decir, mañana debes entregar o terminar).

Hacer esta clasificación te dará el panorama para ver en que debes empezar a concentrar tu energía y tiempo.

Crea el calendario del nuevo mes

Ubica en el calendario del mes que va a iniciar todas las actividades (tareas con hora y fecha establecida), sean citas médicas, reuniones, clases, cumpleaños, etc. de esta manera vas visualizando la disponibilidad de tiempo en cada día para poder planificar tus tareas adicionales a desarrollar.

El calendario además se convertirá en tu herramienta ideal para visualizar globalmente tu mes, podrás identificar días más ocupados que otros, y los horarios más congestionados de cada jornada.

Tareas Importantes:

Crea otra tabla en donde registres todas las acciones o pasos pequeños que necesitas para desarrollar las tareas, actividades o proyectos que clasificaste en esta categoría, y con los tiempos de desarrollo que estableciste en los pasos anteriores podrás tener la claridad de lo que podrás ir haciendo en tu día a día y si requerirás pasar algunas cosas para otro mes, de ser así crea un espacio en tu agenda en donde puedas registrar un listado de las tareas que vas a trabajar en los siguientes meses.

Recuerda que ahora que inicias este proceso, aprenderás no solo a planificar, si no también a conocerte en capacidad de ejecución que es el secreto real para ser productivo y llevar una planificación acorde a tu rutina.

Con las tareas en las cuáles no fue posible renegociar tiempos, márcalas con un símbolo de prioridad, y estás serán las primeras que planificarás en tu día a día.

¿Ya planificas y quieres una guía más clara para mejorar?

Seguimiento y control del mes que finaliza

Identifica que te quedó pendiente en el mes que estás finalizando, vas a realizar una revisión detallada de las tareas que tuviste que pasar para otro momento, vas a tener en cuenta las tareas nuevas que salieron y que debiste planificar para otra semana, o incluso para otro mes. La idea es tener la certeza de que todo lo nuevo lo planificaste para la fecha correcta, y que todo lo que tuviste que mover para otro día fue atendido.

Si algo lo sigues postergando por favor analiza, si realmente lo debes tener en cuenta o si lo puedes eliminar de una vez porque no es vital, ni necesario. También existe la posibilidad de que sea una tarea que puedes delegar, y de esta manera sueltas el estrés que te genera no atender algo a tiempo y tener que procrastinar permanentemente.

Tu Plan Anual

Si ya habías planificado previamente tu año, en donde identificaste cuales áreas de la vida quieres trabajar durante el año, y por consiguiente tienes claro los objetivos y las tareas a desarrollar cada mes, a fin de avanzar en la consecución de tus metas, revisa que tenías planificado para el mes que vas a iniciar.

Prioriza

Con las tareas pendientes del mes que terminó y con las que previamente tenias planificadas en tu plan anual para este nuevo mes, realiza la siguiente clasificación:

• Importantes: tienes tiempo de planificar y de desarrollar (es decir, mínimo 1 semana).
• Urgentes: no tienes tiempo de planificar ni de desarrollarlas (es decir, mañana debes entregar o terminar).

Hacer esta clasificación te dará el panorama para ver en que debes empezar a concentrar tu energía y tiempo.

Crea el calendario del nuevo mes

Ubica en el calendario del mes que va a iniciar todas las actividades (tareas con hora y fecha establecida), sean citas médicas, reuniones, clases, cumpleaños, etc. de esta manera vas visualizando la disponibilidad de tiempo en cada día para poder planificar tus tareas adicionales a desarrollar.

Recuerda que el calendario debe convertirse en tu herramienta ideal para visualizar globalmente tu mes, y poder identificar los días más ocupados que otros, y los horarios más congestionados de cada jornada.

Planifica las tareas del mes

Tareas Urgentes:

Crea una tabla en donde registres todas las acciones o pasos pequeños que necesitas para desarrollar las tareas, actividades o proyectos que clasificaste en esta categoría. El objetivo de este ejercicio es que cuando tienes claridad de la cantidad de acciones o pasos que debes hacer, te conoces en capacidad de ejecución y de esta forma planificaras correctamente cada día, en pocas palabras, dejarás de procrastinar.

Con este panorama de acciones o pasos pequeños por cada tarea urgente, es necesario que analices con cuáles de estas tareas requieres negociar plazos y delegar o pedir ayuda. Cuando renegocias tiempos contigo o con un tercero tu nivel de compromiso crecerá y estarás más motivado en tu planificación, control y seguimiento. Ahora, registra los nuevos tiempos acordados.

Con las tareas en las cuáles no fue posible renegociar tiempos, márcalas con un símbolo de prioridad, y estás serán las primeras que planificarás en tu día a día.

Tareas Importantes:

Crea otra tabla en donde registres todas las acciones o pasos pequeños que necesitas para desarrollar las tareas, actividades o proyectos que clasificaste en esta categoría. Identifica además los tiempos de desarrollo que necesitas para que tengas la claridad de lo que podrás ir haciendo en tu día a día y si requerirás pasar algunas cosas para otro mes, de ser así ve registrándolos en tu plan anual en el mes correspondiente.

Recuerda: aprender y no hacer no es realmente aprender. Saber y no hacer no es realmente saber.

Stephen R. Covey

Abrazos,

Laura y Angélica.