Trabajar de forma remota nos ha llevado a establecer nuevas jornadas y dinámicas tanto laborales, como familiares, es por eso que hoy queremos compartir una serie de tips y recomendaciones que nos permiten llevar de mejor manera todos estos ajustes.

Algunos de nuestros seguidores nos han planteado inquietudes que han surgido por estos días, unas de ellas son: “Se ha extendido mi jornada”, “Hay más distracciones”, “Ha sido difícil ajustar espacios físicos para trabajar”, ”Atender la casa quita mucho tiempo”, y así muchas más.

Un aspecto a tener en cuenta es que estamos fijando nuevos hábitos, algunos impuestos por la situación puntual del COVID 19, y esto requiere tiempo, sin embargo por el cambio tan abrupto de las circunstancias, tiempo es lo que no se ha tenido para hacer el ajuste de manera adecuada.

Es así como en Make It Happen Journal hemos pensado en retomar temas que nos ayuden en la consecución de nuestros objetivos, de una manera ordena y coherente.

Teniendo en cuenta lo anterior consideramos importante recordar las bases de gestión del tiempo, las cuales nos marcan el camino y dan la pauta para optimizar el uso del tiempo, estas son:  Anotar, Priorizar, Organizar, Actuar y Seguimiento.

Anotar

Iniciemos entonces haciendo nuestras maravillosas y tan recomendadas listas de absolutamente todas las tareas y actividades que desarrollamos en nuestro día a día, desde que nos levantamos, hasta finalizar la jornada, esto nos dará una visión global de la nueva dinámica tanto personal, como familiar. Recordemos que, en este momento adicional a nuestras responsabilidades laborales, están las clases de los hijos, el trabajo de nuestra pareja, organizar la casa, preparar las comidas, tomarnos un descanso, y muchas más.

Las tareas diarias son esos pasos pequeños que componen una tarea o actividad más grande (esprint), ¿cómo diferenciarlas?, muy sencillo cuando vamos a dar inicio a determinado proceso si vemos que lo componen dos o más tareas, ese proceso es un esprint. Uno de los grandes errores al planificar es llevarnos tareas muy grandes a cada día, es decir cuándo vamos a iniciar son tantos los pasos que la componen que no logramos avanzar en otras tareas, o desistimos de hacerla porque nos da pereza hacer tanto.

Lo mejor es llevarnos tareas pequeñas cada día, y de esta manera avanzar seguros.

En este punto es fundamental entender que el buen desarrollo de las actividades es responsabilidad de todos tanto en casa, como en el trabajo.

Priorizar

Una vez tenemos esa gran lista en la que todos los implicados hemos participado, debemos definir qué es lo urgente, y qué lo importante, de esta manera priorizamos y reconocemos que tal vez algunas tareas se pueden delegar, realizar en otro momento, o simplemente eliminarlas porque no son relevantes o vitales para nuestra nueva rutina.

Recordemos que lo urgente, no da tiempo de planificación, es de ya para ya, son imprevistos, por el contrario, lo importante nos permite programarlo y desarrollarlo con tiempo (es lo ideal).

En este punto definimos claramente quien se responsabiliza por cada tarea diaria, bien sea arreglar habitaciones a nivel de hogar, o quién asume cada responsabilidad dentro de un proyecto laboral.

Es importante establecer roles, respetar espacios y maximizar la tolerancia. Todos estamos haciendo ajustes, y cada uno de nosotros tenemos características y personalidades diferentes.

Organizar

Realizado los pasos anteriores avanzamos en la organización de nuestras tareas, ahora vamos a establecer tiempos y fechas para cada una de ellas, hacer esto nos brinda una idea aproximada del tiempo que se requiere para cada tarea. Es importante contar con una agenda o calendario que nos permita visualizar esa organización de manera global.

Una herramienta maravillosa para la organización diaria es el Horario de Productividad, del cual hemos hablado en varias ocasiones. Reconociendo el valor que tiene esta herramienta hemos diseñado post  (Instagram) y vídeos (Youtube) explicando su elaboración y beneficios, por estos canales ustedes pueden aprender a elaborar su horario de productividad, y lo puede ajustar las veces que consideren necesario.

Como vemos al ir avanzado en estos pasos, la estructura del día a día va tomando forma, ya sabemos que hay que hacer, quien lo va a hacer y los tiempos en que se debe hacer.

Actuar

Ahora nos corresponde actuar, es decir accionar sobre el plan que nos hemos establecido, no dejemos todo en listas bonitas, si no por el contrario demos el paso a ejecutar e implementar, exijámonos compromiso y disciplina, a nivel personal y grupal.

Seguimiento

El seguimiento y control lo debemos hacer de manera permanente, vimos como al depurar nuestras listas, establecer responsabilidades, fijar tiempos de ejecución, hemos ido supervisando como avanzamos en cada tarea.

Realizar el paso a paso propuesto anteriormente, nos permite tener control sobre todo lo que debe ser atendido, quién lo debe ejecutar y en cuánto tiempo, nos libera del estrés que causa no saber por dónde iniciar el día, y nos genera bienestar al final de la jornada cuando vemos que hemos avanzado en la mayoría, o en la totalidad, de actividades o tareas planificadas.

Recomendaciones adicionales para un teletrabajo efectivo

1. Mantener la disciplina en el horario de inicio de actividades que regularmente se manejaba.
2. Bañarse y arreglarse, esto nos prepara mentalmente para asumir mejor nuestras labores.
3. Acondicionar el espacio de trabajo con buena luz, y lo más cómodo posible.
4. Fijar horarios de trabajo con los compañeros de oficina, a fin de respetar la dinámica en cada hogar, y sobre todo establecer límites para tener tiempo de descanso.
5. Hacer pausas activas de 10 minutos.
6. Evitar distractores.  (redes sociales, televisión, llamadas largas)
7. Tomar 15 minutos para ejercitarse físicamente, hacer estiramientos o meditar, es fundamental mantener nuestro bienestar físico y mental.
8. En 20 minutos planificar el día siguiente, así:
• Revisando la agenda del día que culmina.
• Definir qué quedó pendiente y programarlo para el día siguiente si así lo considera.
• Establecer qué salió nuevo y planificarlo para el momento que corresponda.
• Incluir todo lo que se tenía planificado con antelación para el día siguiente.
9. Acostarse temprano.

Esperamos que esta información sea de utilidad, entendemos  que cada uno de nosotros es un mundo diferente, y con rutinas particulares, pero con la misma intención  de organizarnos mejor, optimizar el tiempo y tener calidad de vida.

Así que mucho éxito en este proceso !

Abrazos,

Laura y Angélica.